Datenschutzerklärung
## 1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
**KeplerOS GmbH**, Scharnhorststraße 48, 48151 Münster
Handelsregister: Amtsgericht Münster, HRB 23464
E-Mail: datenschutz@kepleros.de
**Datenschutzbeauftragter:**
Jan Lüders
Scharnhorststraße 48, 48151 Münster
E-Mail: datenschutz@kepleros.de
## 2. Geltung und Abgrenzung
(1) Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie KeplerOS als **Verantwortlicher** personenbezogene Daten im Rahmen der Software **Alpha10** (app.alpha10.ai sowie zugehörige Apps) verarbeitet — insbesondere von Vertragskunden und deren Nutzern. Für den Besuch unserer Website kepleros.de gilt eine gesonderte Datenschutzerklärung.
(2) Soweit KeplerOS personenbezogene Daten der **Endkunden** eines Kunden **im Auftrag** und nach Weisung des Kunden verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher und KeplerOS Auftragsverarbeiter; hierfür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), nicht diese Erklärung.
## 3. Betroffene Personen, Datenkategorien, Zwecke und Rechtsgrundlagen
(1) **Betroffene Personen:** Ansprechpartner und gesetzliche Vertreter der Kunden; von Kunden angelegte Nutzer (Mitarbeiter, Untervermittler); Interessenten im Rahmen der Anbahnung.
(2) **Datenkategorien:** Stammdaten (Name, Vorname, geschäftliche Kontaktdaten, Funktion, Rolle, Mobilnummer); Registrierungs- und Vertragsdaten (Firma, Erlaubnisstatus, Tarif); Abrechnungs- und Zahlungsdaten; Zugangs- und Authentifizierungsdaten (Login, 2FA); Nutzungs-, Protokoll- und Telemetriedaten; Kommunikations- und Supportdaten.
(3) **Zwecke und Rechtsgrundlagen:**
| Zweck | Datenkategorien | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Bereitstellung und Betrieb der Software, Nutzer- und Vertragsverwaltung | Stamm-, Vertrags-, Zugangsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) |
| Support und Kommunikation mit dem Kunden | Kontakt-, Kommunikationsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Abrechnung und Zahlungsabwicklung | Vertrags-, Zahlungsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO |
| Sicherheit, Missbrauchs- und Betrugsprävention, Stabilität | Zugangs-, Protokolldaten | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
| Analyse der Nutzung zur Produktverbesserung (Telemetrie) | Nutzungs-, Telemetriedaten | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — **Widerspruchsrecht (Art. 21)**; Opt-out verfügbar |
| Aggregiertes, nicht personenbezogenes Lernen (Cortex) | aggregierte/anonymisierte Muster | nach Aggregation kein Personenbezug (Erwägungsgrund 26) |
| Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Buchhaltung, Aufbewahrung) | Vertrags-, Rechnungsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Information zu eigenen, vergleichbaren Produkten an Bestandskunden | geschäftliche Kontaktdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / § 7 UWG — Widerspruch möglich |
(4) Die Bereitstellung der zur Vertragsdurchführung erforderlichen Daten ist für den Vertragsschluss und die Nutzung der Software erforderlich; ohne sie kann der Vertrag nicht durchgeführt werden (näher Abschnitt 11).
## 4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
(1) Innerhalb von KeplerOS erhalten nur die Stellen und Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen.
(2) KeplerOS setzt sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, insbesondere für Hosting und Rechenzentrumsinfrastruktur: die **Hetzner Online GmbH** (Deutschland) und die **Akenes SA (Exoscale)** (Schweiz). Mit beiden bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Auftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
(3) Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zulässig oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder eine Einwilligung vorliegt.
## 5. Übermittlung in Drittländer
(1) Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EU/EWR).
(2) Unser Infrastruktur-Dienstleister Exoscale (Akenes SA) hat seinen Sitz in der Schweiz. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO); ein angemessenes Datenschutzniveau ist damit gewährleistet.
(3) Soweit im Einzelfall darüber hinaus personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO — insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie der EU-Standardvertragsklauseln. Hierüber informieren wir in dieser Datenschutzerklärung.
(4) Setzt der Kunde eigene Drittsysteme ein (§ 8 AVV), kann dies mit einer von ihm verantworteten Übermittlung in Drittländer verbunden sein.
## 6. Speicherdauer und Löschung
(1) KeplerOS verarbeitet personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist.
(2) Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Insbesondere unterliegen buchhaltungs- und steuerrelevante Unterlagen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (regelmäßig sechs bzw. zehn Jahre gemäß § 257 HGB, § 147 AO); für deren Dauer wird die Verarbeitung auf die Aufbewahrung beschränkt.
## 7. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf **Auskunft** (Art. 15), **Berichtigung** (Art. 16), **Löschung** (Art. 17), **Einschränkung der Verarbeitung** (Art. 18) und **Datenübertragbarkeit** (Art. 20) sowie das Widerspruchsrecht nach Abschnitt 8. Zur Ausübung genügt eine Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.
## 8. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Soweit KeplerOS personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeitet, hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit **Widerspruch** einzulegen. Gegen die Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprochen werden; die Daten werden danach hierfür nicht mehr verwendet.
## 9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für KeplerOS ist die **Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)**. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe.
## 10. Automatisierte Entscheidungen und Profiling
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung gegenüber Kunden oder deren Nutzern (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. KI-gestützte Funktionen erzeugen unverbindliche Vorschläge; die Entscheidung trifft stets der Kunde (vgl. § 3 Abs. 4 AGB).
## 11. Erforderlichkeit der Bereitstellung
Die Bereitstellung der zur Begründung und Durchführung des Vertrags erforderlichen Daten ist notwendig, um den Vertrag zu schließen und die Software zu nutzen; ohne diese Daten kann KeplerOS den Vertrag nicht erfüllen. Darüber hinausgehende Angaben sind freiwillig.
## 12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
KeplerOS passt diese Datenschutzerklärung an, wenn geänderte Verarbeitungen, eine geänderte Rechtslage oder Rechtsprechung dies erfordern. Es gilt die jeweils in Alpha10 (app.alpha10.ai) veröffentlichte aktuelle Fassung.